Informace o zpracování osobních údajů pro uchazeče o práci 

ProfesKontakt, s.r.o., se sídlem Praha 7, Dělnická 213/12, PSČ 17000, IČO 49689207, zapsána u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 23946 (dále jen "Agentura") tímto v souladu s příslušnými právními předpisy (zejm. podle článků 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen “GDPR“) informuje své zákazníky – uchazeče o práci (dále jen "Uchazeč") o zpracování jejich osobních údajů, ke kterému dochází ze strany Agentury coby správce osobních údajů při poskytování svých služeb Uchazečům, respektive svým klientům (zaměstnavatelům), kteří mají zájem o nalezení vhodného zaměstnance, mimo jiné z řad Uchazečů spolupracujících s Agenturou. 

1.   Účely, rozsah a doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje Uchazečů specifikované níže budou agenturou zpracovávány k následujícím účelům:

a)  Vedení v databázi Uchazečů za účelem jejich prezentace potenciálním zaměstnavatelům

Hlavní činností Agentury je vedení databáze Uchazečů s tím, že po dobu spolupráce s Uchazečem jsou údaje Uchazeče zpřístupňované potenciálním zaměstnavatelům (klientům Agentury), kteří Agenturu osloví s poptávkou vyhledání vhodného zaměstnance.

Agentura bude zpracovávat zejména osobní údaje uvedené v životopisu Uchazeče, případně v dalších jím předaných dokumentech (dokladech o vzdělání, motivačních dopisech, dotaznících, apod.), a dále i údaje předané osobně v průběhu pohovorů nebo v rámci emailové a další komunikace. Bude se tak jednat především o základní identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, poštovní a emailová adresa, telefonní číslo), údaje o pracovní minulosti Uchazeče (údaje o pracovním zařazení a kvalifikaci Uchazeče, identifikační a kontaktní údaje o zástupcích bývalých zaměstnavatelů včetně názvu takových zaměstnavatelů apod.) a údaje o možném dalším zaměstnání (pracovní preference Uchazeče a jeho kvalifikační, mzdové a jiné požadavky apod.).

Osobní údaje jsou také shromažďovány v rámci vlastní činnosti Agentury (např. hodnocení personalisty či jiného zástupce Agentury). Údaje mohou být získány i z jiných zdrojů, například v rámci profesních sociálních sítí (např. LinkedIn) či od jiných společností či osob doporučujících Uchazeče apod.

Osobní údaje Uchazeče budou zpracovávány po dobu trvání spolupráce mezi Agenturou a Uchazečem. Pokud nebude jiné dohody (požadavku Uchazeče), bude Agentura uchovávat kompletní evidenci údajů Uchazeče ve své databázi po dobu 4 roků, a to do konce třetího kalendářního roku po navázání spolupráce (zejm. po obdržení životopisu od Uchazeče).

Uchazeč může spolupráci s Agenturou kdykoliv ukončit svým jednoznačným jednáním (např. emailem, ve kterém oznámí ukončení spolupráce), čímž rovněž dojde k naplnění účelu zpracování vedení v databázi Uchazečů (zpracování dle bodu 1.a) výše). Údaje Uchazeče budou v takovém případě bezodkladně zlikvidovány (vymazány), popřípadě anonymizovány, pokud pro jejich další uložení (případně uložení jen některých údajů) nebude existovat jiné odůvodnění (např. existence oprávněných zájmů agentury – viz zpracování dle bodu 1.c) níže).

b)  Zasílání nabídky aktuálních volných pracovních pozic 

Pokud se Uchazeč zaregistruje na webu Agentury (www.profeskontakt.cz/nabidky-prace-do-emailu), bude mu Agentura zasílat vhodné nabídky (dle formuláře registrace), a to až do odvolání souhlasu (zrušení dobrovolné registrace). Pro tyto účely se budou zpracovávat údaje předané v rámci registrace.

c)  Ochrana oprávněných zájmů Agentury (obrana Agentury)

V důsledku existující spolupráce mohou být osobní údaje Uchazečů uchovávány i pro ochranu oprávněných zájmů Agentury. Toto zpracování se týká zejména ochrany před možným sporem s Uchazečem o jeho prezentování potenciálnímu zaměstnavateli, případně před možnou kontrolou vedenou kontrolními orgány. Pro ochranu nezbytné údaje mohou být uchovávány po dobu, kdy bude hrozit možný spor s Uchazečem, respektive kdy je možné postihnout Agenturu ze strany kontrolních orgánů za neplnění smluvních či zákonných povinností, tedy obecně až po dobu 4 roků od ukončení spolupráce mezi Uchazečem a Agenturou (případně i déle, až do skončení kontroly, sporu a na ně navazujících správních, soudních a dalších řízení).

d)  Zpracování pro další účely

Vedle výše uvedených účelů může dojít ke zpracování údajů Uchazeče i z dalších důvodů, zejména pokud dojde k dohodě o realizaci psychodiagnostického testu nebo přijetí Uchazeče Agenturou za účelem jeho přidělení klientu Agentury (uživateli). O takovém zpracování obdrží Uchazeč samostatnou informaci o zpracování údajů.

2.   Způsob zpracovávání a ochrany údajů

Zpracovávání osobních údajů je prováděno v prostorách Agentury automatizovaně prostřednictvím prostředků výpočetní techniky, případně i manuálně formou listinné kartotéky (osobní spis Uchazeče), a to jednotlivými pověřenými zaměstnanci a dalšími zástupci Agentury, kteří takové údaje potřebují ke své práci (need-to-know basis).

V rámci zpracování osobních údajů byla Agenturou přijata technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů Uchazečů, zejména aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů, a to i po ukončení spolupráce mezi Uchazečem a Agenturou.

Osobní údaje mohou být ověřovány ze strany bývalých zaměstnavatelů; Agentura jinak neprovádí žádné kontroly minulosti Uchazečů (tzv. background checks) prostřednictvím třetích osob. 

3.   Předávání (zpřístupnění) osobních údajů

Agentura nepředpokládá systematické předávání či zpřístupnění osobních údajů Uchazečů třetím stranám (s výjimkou klientů Agentury – potenciálním zaměstnavatelům Uchazečů, natož jejich předávání mimo území České republiky.

Nelze ale vyloučit předání údajů partnerům a poradcům Agentury (např. právníkům, auditorům, bankám, IT firmám), pokud pro to bude existovat oprávněný zájem Agentury. Dále může být povinné zpřístupnění údajů Uchazečů zejména státním orgánům a dalším institucím tehdy, pokud to vyplývá z právního předpisu (např. v případě kontrolních orgánů, včetně inspektorátu práce apod.). 

4.   Práva Uchazečů

Uchazeč má právo požadovat od Agentury přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezit jejich zpracování, jakož i právo dané GDPR na přenositelnost svých osobních údajů. Bližší podmínky použití těchto práv vyplývají z příslušných právních předpisů (zejm. článků 15 až 21 GDPR) s tím, že ne u každého dílčího zpracování (u každého samostatného účelu uvedeného v bodu 1. výše) jsou všechna tato práva garantována.

Za splnění zákonných požadavků (viz článek 21 GDPR) má Uchazeč právo vznést námitku proti zpracování svých údajů, pokud jsou zpracovávány za účelem oprávněných zájmů Agentury nebo jiné osoby.

Uchazeč může za účelem uplatnění svých práv v oblasti ochrany osobních údajů kontaktovat Agenturu, a to zejména emailem na profeskontakt@profeskontakt.cz. Uchazeč má právo podat stížnost ohledně nakládání s jeho údaji přímo Úřadu pro ochranu osobních údajů. 

5.   Poučení Uchazeče o předání údajů

Poskytnutí údajů pro účely vedení v databázi Uchazečů za účelem jejich prezentace potenciálním zaměstnavatelům podle bodu 1.a) výše není povinné, nicméně je nezbytné pro plnění smlouvy (spolupráce) mezi Agenturou a Uchazečem.

Za účelem splnění povinnosti Agentury zpracovávat pouze aktuální údaje, a i za účelem prezentování jen aktuálních údajů potenciálním zaměstnavatelům, je nutné v případě zjištění neaktuálnosti jakéhokoliv údaje nakládat nadále jen s údajem aktualizovaným. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby Uchazeč hlásil změnu svých údajů, které Agentura vede ve své databázi.

Zpracování údajů pro účely oprávněných zájmů podle bodu 1.c) výše je rovněž možné bez souhlasu Uchazeče.

Uchazeč bere na vědomí zpracování svých údajů dle této informace, což stvrzuje zasláním svých osobních údajů.

Současně Uchazeč požaduje, aby jeho údaje byly vedeny v databázi Uchazečů za účelem jejich prezentace potenciálním zaměstnavatelům nejdéle po dobu 4 let (Uchazeč bere na vědomí, že může i tak ukončit spolupráci a tím i zpracování svých údajů kdykoliv v průběhu této doby).

Uchazeč se zavazuje, že bude bez zbytečného odkladu informovat Agenturu o změně svých údajů, které Agentura vede v databázi Uchazečů.